スイの勉強日記

働く人のメンタルヘルス、ダイバーシティ、LGBT、人事労務関連の法律などの勉強記録

働き方改革の重要ポイント③

働き方改革の「やり方」問題

前回のブログでは働き方改革を進める上での従業員のコミットを引き出す方法について話しました。

もう一つ直面しがちな問題として、「働き方改革!残業ダメ!って言われてもやり方も教えられず…。どう行動したらよいかがわからない」という問題もあります。この解決作についてついて書こうと思います。

 

個人の働き方と組織の働き方

働き方改革は「個人の働き方を変えていく」側面と「組織の働き方を変えていく」側面の、両方がなければ成り立ちません。

たとえば、個人がいくら効率的に仕事を回そうとしても、いきなり上司から退勤直前に降ってくる仕事はなくなりませんし、仕事ができる人にばかり集まる問題も解決しません。システム化すれば時間が半分になるような仕事があったとしても、個人としてはいかんともし難いところがあります。

かといって、じゃあ管理職や情報システム部だけが効率化に取り組めばいいのかというとそんなことはありません。

非効率な方法で仕事をしていて、人の半分しか仕事を回せていない人がいるかもしれません。逆に、超効率的に仕事をしているけれど、あんまり仕事が早く終わるとさらに仕事が降ってくるので、だらだら時間を潰している人もいるかもしれません。得意な仕事は早いけれど苦手な仕事には人より時間がかかるというのもよくある話。大抵の職場ではそこは個人に委ねられてブラックボックス化しています。

この、組織と個人の両面から仕事の仕方を変えていかないと生産性はあがりません。

 

個人について

個人においては、よく言われるように「仕事の見える化」が大事だと思います。まずはなににどのくらい時間を使っているのか、記録することです。わたしも何度かやってみたことがありますが、エクセルで10分区切りの始業2時間前から平均的な残業時間後までくらいの表を作ります。他方で、普段やっている業務を書き出して分類し、表に書き込む文字を決めておきます。あとは、別シートでかかった時間を集計できるように関数を入れておきます。これで2週間から1ヶ月くらい仕事を回すと、なににどれくらい時間がかかっているのか、どこを減らしたらいいのかがわかります。面倒だったら、今はいろんな優秀なアプリがあるので、それを活用しましょう。

時間がかかってしまう仕事は、知識がなくてできないか、習熟していないか、その仕事の重要性を誤って見積もっているか……と、必ずなにかしらの原因があります。そこを2週間〜月1回くらい続けてみて自分で分析するか、上司や同僚と話し合いながら見つけて、改善していくと、半年くらいで生産性がぐんと上がっていることに気づかされるはずです。

あとは、タスク管理とスケジューリングの仕方をきちんと習うこと、でしょうか。意外ときちんと学んだことがなくて、独学でやっている方が多いと思われる、タスク管理とスケジューリング。周りを見渡してみても、タスクを書き出すくらいはやっていても、いつ何をやるかはあまり決めずに日々の仕事をやっている方も多いように思います。スケジューリングの方だと、わたしなんかだと決めてもその通りに動けない、みたいな課題が長いことありました。そういう、個々人の癖みたいなものもあります。

そのタスク管理とスケジューリングのコツを実践式で、講義を聞いて、2週間くらいやってみて、またそれを持ち寄って講師に見てもらったり参加者同士で見せ合う形でやっていくと、これまた時短につながりますし、人の仕事のし方を取り入れてもっと業務が楽になって言ったりもします。

そして、コミュニケーションの仕方を変えることも生産性向上の方だったりします。たとえば上司に「これやっておいて」と言われた時に「はいわかりました」となにも言わずに請け負うのではなく、どれだけきちんと質問や確認ができるかが、仕事の効率を左右します。納期や、アウトプットのイメージ、中間報告が必要かどうか、その仕事をする背景や目的…などなどが事前に聞けていれば手戻りの時間が少なくて済みます。

 

組織について

管理職は管理職で、手戻りのない仕事の指示の仕方ができることってとても大事ですよね。それから、仕事のできる人にばかり仕事を振らないことが結果的に人を育て、組織全体の生産性を上げることになる、ということもあります。部下の得意不得意に合わせて仕事をアサインする必要もあるでしょう。

ここをマネジメント教育や、管理職向けのタイムマネジメント研修で補い、実践していくことで組織の生産性は高まります。

そして、システム化することで楽になる仕事がないかやチームでやることで効率的にできる仕事がないかなど仕事の仕組み自体を見直すことも大切。これは管理職だけの仕事ではなくて、職場のみんなで意見を出し合いながら、というのが理想です。

組織全体で、メンタルヘルス不調や再発を減らしていくことや、定時定刻勤務ではない働き方の人も含めてさまざまな働き方の人をどう生かしていくのかとか、そんな仕組みを整備していくことも、組織としての働き方改革のなかに入ってくると思います。

 

大事なこと

このあたりは、やった方がいいことも、やるべきことも本当にたくさんあると思いますし、手段もたくさんあると思います。

大事なことは、個人の側と組織の側、両面で進めていく必要があるときちんと認識をすることと、いくつかの手段があることを知っておくことで、そのうち組織の中で優先度を決めて一つ一つ取り組んでゆくことだと思います。意外と、個人の側だけ、組織の側だけ、のどちらかの取り組みに偏ってしまう企業も多いように思います。まあ理由はトップのコミットがどのくらいあるかとか、いろんな事情が関わってくるので一概に良い悪いと言えないのですが…。

 

今日は以上です!ではまた!